Privacy policy

Dit is een privacyverklaring van LT.T.V. Scylla, gevestigd te Leiden en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40446020 (hierna: “Scylla”). Deze privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens Scylla verwerkt en voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden gebruikt

Scylla hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Scylla houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy policy;
  • waarbij de erwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Scylla zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

1. Gebruik persoonsgegevens

1.1 Scylla verwerkt (mogelijk) de volgende persoonsgegevens van u indien u:

a. lid bent van Scylla;
b. via het contactformulier, e-mail of telefoon contact met ons opneemt;
c. zich inschrijft voor door Scylla of derden georganiseerde evenementen;
d. vrijwilligerswerk voor Scylla uitvoert;
e. sponsor of donateur bent van Scylla;

1.2 Scylla verzamelt (mogelijk) de volgende gegevens:

a. persoonsgegevens

  • Naam
  • Adres
  • Telefoonnummer vaste lijn en/of mobiel.
  • E-mail
  • Geslacht
  • Geboortedatum

b. met betrekking tot het lidmaatschap

  • Lidnummer
  • Bondsnummer van de NTTB
  • Competitie gerechtigd
  • Lid type  (senior, junior, tafeltennis overdag, al dan niet competitive spelend)
  • Vrijwilliger activiteiten
  • Toernooi licentie
  • Lid vanaf datum
  • Lid tot datum
  • Foto’s

c. financiële gegevens

  • IBAN
  • Betaalwijze
  • Contributie – en materiaalrekeningen

d. met betrekking tot jeugdspelers

  • E-mail ouders
  • Telefoonnummer vaste lijn en/of mobiel. ouders
  • Naam ouders

1.3 Scylla kan deze gegevens gebruiken

a. om contact met u op te nemen of te onderhouden
b. voor het versturen van post
c. voor het versturen van nieuwsbrieven via post of elektronisch.
d. voor het versturen van uitnodigingen voor evenementen
e. voor het bepalen wedstrijdcategorie
f. voor het bepalen en innen van de contributie
g. voor het bepalen van geboortedatum
h. voor analyses op het ledenbestand ten behoeve van diverse doeleinden
i. voor het maken van ledenlijsten
j. voor het publiceren van nieuwsberichten op de Scylla website en nieuwsbrief, alleen naam, leeftijd en foto’s

1.4 Binnen Scylla kunnen

a. financiële gegevens waaronder IBAN, betaalde en openstaande rekeningen door bestuur en administrateur worden ingezien
b. persoonsgegevens van jeugdleden waaronder naam, adres, telefoon, e-mail adres en geboortedatum, worden geraadpleegd of gebruikt door het bestuur, trainers  en jeugdcommissie en wedstrijdsecretaris
c. persoonsgegevens van niet-jeugdleden waaronder naam, adres, telefoon, e-mail adres en geboortedatum, worden geraadpleegd of gebruikt door het bestuur en wedstrijdcommissie
d. eventuele medische gegevens die door ouders zijn aangedragen en waar jeugdtrainers rekening mee moeten houden, worden geraadpleegd of gebruikt door jeugdtrainers
e. foto’s en namen van leden door de webmaster worden gebruikt om op de website of op Facebook en Twitter te publiceren

2. Informatie, Wijziging en Bezwaar

2.1 Recht op inzage, rectificatie of verwijdering

a. U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
b. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

2.2 U kunt contact opnemen met het bestuur van Scylla via bestuur@lttvscylla.nl voor

a. meer informatie over de wijze waarop Scylla persoonsgegevens verwerkt
b. vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring
c. inzage in de persoonsgegevens die Scylla wij met betrekking tot u verwerken
d. bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens door Scylla
e. bezwaar tegen het gebruik van foto’s op de website van Scylla waarin je / u herkenbaar op zichtbaar bent
f. klachten. Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

3. Beveiliging van uw gegevens

3.1 Scylla zal uw gegevens uitsluitend gebruiken voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden en ze niet langer bewaren dan noodzakelijk.

3.2 Scylla zal adequate technische en organisatorische maatregelen treffen om uw gegevens te beveiligen.

4. Derden

4.1 Scylla verstrekt uw gegevens aan de volgende derden:

a. Nederlandse Tafeltennis Bond (hierna: “NTTB”).

Scylla verstrekt de volgende gegevens aan de NTTB:

  • Naam
  • Adres
  • Geboortedatum
  • Telefoonnummer (vaste lijn en/of mobiel)
  • E-mail adres
  • Is het lid competitie gerechtigd
  • Is het lid een paratafeltennisser
  • Lid sinds datum
  • Geslacht

De NTTB kan deze gegevens gebruiken

  • om contact met u op te nemen of te onderhouden;
  • voor het versturen van lidmaatschapskaart;
  • voor het versturen van nieuwsbrieven (via post of elektronisch);
  • om de wedstrijdcategorie te bepalen;
  • voor contributiebepaling;
  • voor analyses op het ledenbestand ten behoeve van diverse doeleinden;
  • om per speler wedstrijdresultaten bij te houden die worden gepubliceerd op diverse websites.

b. Organisatoren van evenementen

Indien een lid zich heeft ingeschreven voor een evenement dan kunnen de volgende gegevens worden doorgegeven.

  • Naam
  • Geboortedatum
  • Telefoonnummer (vaste lijn en/of mobiel)
  • Geslacht
  • Bondsnummer
  • E-mailadres

De naam, geslacht, leeftijdscategorie en bondsnummer kunnen worden door een organisator worden gepubliceerd in deelnemerslijsten en resultaten.

4.2 Scylla maakt gebruik van diensten van derden voor

a. inning van contributiegelden
b. boekhouding
c. ledenregistratie
d. mail- of postservices

5. Bewaartermijn van gegevens

5.1 Oud-leden

Scylla bewaart de gegevens van oud-leden tenzij er door een oud-lid opdracht is gegeven om de gegevens te verwijderen.

5.2 Scylla gebruikt gegevens van oud-leden voor

a. statistische doeleinden
b. eventuele mailing gericht op oud-leden voor verenigingsjubilea en/of reünies

5.3 Derden

Gegevens van oud-leden worden nooit aan derden ter beschikking gesteld.

6. Scylla verklaart verder

6.1 Wij als vereniging hebben onze privacy policy zichtbaar gemaakt op de website van de vereniging

6.2 Wij als vereniging verwijzen in al onze documenten (lidmaatschap overeenkomst, aanmeldingsformulier, etc.) waarin persoonsgegevens staan naar onze privacy policy op de website van de vereniging.

6.3 Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

6.4 Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

7. Wijzigingen privacyverklaring

7.1 Het kan voorkomen dat deze verklaring in de toekomst wordt gewijzigd.

8. Contactinformatie

Voor vragen, opmerkingen, mail naar bestuur@lttvscylla.nl.